技术部开销管理 💰

📋 开销管理原则

重要提醒

尽管有些社长喜欢自己垫付技术部的开销，但强烈不建议这么做。

月度开销需要按时报销，囤积在一起财务可能会不愿意处理。

💸 当前主要开销

经过多次架构改进，现如今最大的开销主要包括：

🤖 ChatGPT Pro 账号

• 用途: 技术开发辅助、代码生成、问题解答
• 重要性: 对新成员快速加入开发不可缺少
• 费用: $200/月
• 注意: 绝对不可以将这部分资金转移或取消

🖥️ VPS 服务器

• 用途: 托管 Application Portal 等核心业务系统
• 费用: 根据配置而定
• 必要性: 核心业务运行的基础设施

📊 费用统计

项目	月度费用	年度费用	备注
ChatGPT Pro	$200	$2400	必需工具
VPS 服务器	~$65	~$780	根据需求调整
总计	~$265	~$3180	预估金额

报销建议

两笔账务总共约 $265，一般来讲分开报销是可以的。

建议按月度进行报销，避免积累过多费用。

🎯 创新经费问题

现状分析

目前来看，这两届的主席团都是活动部门出身，对技术部门的创新项目支持有限。

建议改进

• 奖励经费: 一定要和财务确定明确规则，避免潜在纠纷
• 创新支持: 争取为技术创新项目获得专项资金支持
• 长远规划: 下次主席选举时考虑技术背景候选人的重要性

🔧 架构优化带来的成本控制

通过多次架构迭代，我们实现了：

• 成本稳定: 总开销数值基本没有变化
• 效率提升: 通过架构优化提高了资源利用率
• 未来规划: 继续向 serverless 架构迁移以控制成本

📝 开销管理建议

✅ 最佳实践

1. 按月报销: 避免费用积累
2. 分类清楚: 不同类型费用分开处理
3. 提前规划: 大额支出需要提前申请
4. 保留凭证: 所有费用都要有明确记录

❌ 避免事项

1. 个人垫付: 不要让个人长期垫付部门费用
2. 费用混淆: 不要将不同项目的费用混在一起
3. 延迟报销: 不要拖延费用报销流程
4. 缺乏沟通: 大额支出前要与财务沟通

🎯 未来规划

成本优化方向

• 继续推进 serverless 架构
• 探索更多免费/低成本的替代方案
• 合理利用学生优惠和开源项目

资金争取

• 向主席团申请技术创新专项资金
• 争取更多对技术部门的支持
• 建立长期的技术发展基金

重要原则

无论如何，ChatGPT Pro 账号对于新成员快速加入开发来说是不可缺少的一环，这部分资金绝对不能削减！